Informativa sulla privacy · MyFactories

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è il tuo datore di lavoro: la società per cui lavori e che ti ha invitato a usare l'app. È a lei che ti rivolgi per qualsiasi domanda su questa informativa.

MyFactories è sviluppata e fornita da BICSGROUP srl, che tratta i dati per conto del tuo datore di lavoro come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR):

• BICSGROUP srl
• via Ventura Vitoni, 5 — 51100 Pistoia
• amministrazione@bicsgroup.com

Quali dati raccogliamo

Solo i dati personali necessari a far funzionare i servizi aziendali interni dell'app.

• Nome e cognome
• Email aziendale
• Abitudini alimentari, per esempio vegetariano
• Intolleranze e allergie alimentari, che non trattiamo come dati sanitari
• Richieste e approvazioni di ferie e permessi
• Orari di timbratura e giorni di assenza
• I documenti che ti riguardano, caricati dall'RSPP o da HR — contratti, idoneità, attestati — e i certificati che alleghi a un'assenza
• I tuoi documenti fiscali e di paga — cessione del quinto, pignoramenti, prestiti, scelte sul TFR — li vede solo l'ufficio del personale: l'RSPP, che è un consulente esterno, non vi accede, e del tuo contratto, del documento d'identità e della sorveglianza sanitaria vede che ci sono e quando scadono, non il file
• Le figure esterne — l'RSPP e il medico competente — sono nominate dall'ufficio del personale, con una nomina firmata da registrare entro pochi giorni e per un periodo definito, oltre il quale l'accesso si spegne da solo. Il medico competente vede il tuo nome, la matricola e la mansione, apre idoneità e sorveglianza sanitaria, e non vede presenze, assenze, formazione, contratto né documenti fiscali
• Il datore di lavoro della tua azienda — una persona indicata dall'ufficio del personale — vede in sola lettura l'archivio dell'azienda, compresi i documenti che ti riguardano, tranne i documenti fiscali e di paga e i certificati di assenza; non carica e non cancella nulla, e le sue aperture restano registrate come quelle dei consulenti esterni
• Il file di un documento si apre solo dall'app, con un collegamento che scade in cinque minuti: non esistono più link permanenti da copiare. Ogni apertura di un documento che ti riguarda da parte di un consulente esterno resta registrata — chi, quando, quale documento — a disposizione dell'ufficio del personale
• Le prese visione: quando confermi di aver visto un documento, registriamo il tuo account, il momento della conferma (l'ora del server) e l'impronta del file — un codice calcolato dal contenuto, che non contiene il documento. Le vedi tu, l'ufficio del personale e l'RSPP della tua azienda
• Il token di notifica del tuo dispositivo, che serve a recapitarti gli avvisi dell'app
• Un diario tecnico delle azioni critiche — timbrature, richieste, ordini della mensa, caricamenti — con esito, momento del tentativo, piattaforma e versione dell'app

Perché li usiamo

Ogni dato serve a uno di questi scopi, e a nessun altro.

• Gestire i menu e le preferenze alimentari del servizio mensa
• Gestire le richieste di ferie e permessi e gli orari di lavoro
• Tenere traccia delle correzioni fatte dall'ufficio HR su ferie, assenze e timbrature, in un registro che vede solo l'ufficio HR
• Permettere ai dipendenti un accesso sicuro all'app

I dati non sono utilizzati per scopi pubblicitari o di profilazione.

Su quale base giuridica

Il trattamento poggia sul rapporto di lavoro fra te e l'azienda.

È necessario per adempiere a obblighi contrattuali tra l'azienda e i suoi dipendenti, ed è autorizzato dall'utente nel momento dell'accesso tramite le credenziali aziendali fornite.

Come accedi all'app

L'accesso è riservato ai dipendenti dell'azienda.

• Email e password
• Codice identificativo univoco fornito dall'azienda

Dove stanno i tuoi dati

I dati sono archiviati in modo sicuro sulla piattaforma Firebase (Google LLC), che garantisce standard elevati di sicurezza e protezione.

I documenti caricati sono conservati nello spazio di archiviazione della stessa piattaforma.

Non viene utilizzato Google Analytics né altri sistemi di tracciamento.

I dati non vengono condivisi con terze parti non autorizzate.

Lumi, l'assistente AI

Lumi è facoltativo e funziona solo se dai un consenso a parte, dentro l'app.

Se accetti, le domande che scrivi a Lumi vengono inviate ad Anthropic — la società che fornisce il modello Claude — e Lumi può leggere i dati del tuo account aziendale per risponderti. I dati non vengono usati per addestrare modelli AI.

Il testo completo del consenso sta nella pagina «Privacy Lumi», che l'app ti mostra prima del primo utilizzo. Finché non accetti lì, nessuna tua domanda esce da MyFactories.

Nell'Archivio documenti chi è autorizzato (RSPP, HR, amministratore) può usare «Carica con Lumi»: i documenti caricati — attestati, idoneità, contratti e altri documenti della sicurezza, anche quelli che ti riguardano — vengono inviati ad Anthropic perché Lumi li legga e proponga come archiviarli; una persona conferma sempre prima che entrino in archivio. I certificati di malattia e di assenza non passano mai da Lumi. Nemmeno questi documenti vengono usati per addestrare modelli AI. Insieme al documento Lumi riceve il nome del file, l'elenco dei dipendenti delle aziende (nome, matricola) e le correzioni fatte in revisione negli ultimi sei mesi (nome del file e categoria scelta), che gli servono da esempio.

Chi rivede una proposta o apre un documento archiviato può usare «Chiedi a Lumi»: quel documento, la sua scheda, le regole dell'archivio e l'elenco dei documenti della stessa persona (titoli, categorie e date, mai i certificati di assenza) vengono inviati ad Anthropic per rispondere alle domande, con lo stesso consenso e lo stesso perimetro della chat. Lumi non modifica niente in archivio.

L'amministratore della piattaforma può chiedere a Lumi un «controllo normativo» delle regole dell'archivio (periodicità dei rinnovi, obblighi, fascicolo): in quel caso Lumi consulta il web sulle fonti ufficiali. Escono solo le tabelle delle regole, mai dati personali; le modifiche proposte le applica una persona.

L'RSPP, l'ufficio del personale o l'amministratore può chiedere a Lumi il «profilo azienda»: la visura camerale e le prime pagine del DVR caricati in «Documenti aziendali» vengono inviati ad Anthropic perché Lumi proponga codice ATECO, tipo di attività, classe di rischio, incarichi e documenti richiesti a quell'azienda. Sono documenti aziendali: l'unico dato personale che contengono sono i nomi dei legali rappresentanti nella visura. Ogni voce proposta la applica una persona.

Chi è autorizzato può anche inoltrare a Lumi un'email con i documenti in allegato (casella lumi@agent.myfactories.it): gli allegati vengono inviati ad Anthropic come per «Carica con Lumi», e oggetto e testo dell'email gli servono solo come indizio. Le proposte finiscono nella lista «da rivedere» di chi ha scritto, che riceve una ricevuta; nulla entra in archivio dalla posta. A chi scrive da un indirizzo non riconosciuto Lumi risponde solo che l'email non è stata letta: i suoi allegati non vengono conservati.

L'RSPP può inviare all'ufficio HR dell'azienda un «sollecito»: un'email con l'elenco, per persona, dei documenti della sicurezza scaduti, in scadenza o mancanti. Va solo agli HR dell'azienda e alla casella HR aziendale, con copia all'RSPP.

Per quanto tempo li conserviamo

I dati restano nell'app finché servono agli scopi per cui sono stati raccolti.

I dati del tuo profilo, delle tue richieste e delle tue timbrature sono conservati per la durata del rapporto di lavoro e per il tempo in cui l'azienda è tenuta a conservarli.

Il diario tecnico delle azioni porta una scadenza a 90 giorni dal momento in cui la voce è stata scritta.

Le prese visione non si cancellano e non si modificano, nemmeno dall'ufficio del personale: sono la prova della consegna di un documento.

Puoi chiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei dati che ti riguardano scrivendo a amministrazione@bicsgroup.com.

Cosa non facciamo

Alcune cose l'app non le fa, ed è giusto dirle.

• Non raccogliamo né utilizziamo dati di localizzazione geografica
• Non usiamo i tuoi dati per pubblicità o profilazione
• Non installiamo Google Analytics né altri sistemi di tracciamento
• Non ci rivolgiamo ai minori: l'app è destinata esclusivamente a personale dipendente maggiorenne, e nessun servizio è pensato per minori di 18 anni

I tuoi diritti

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) hai dei diritti che puoi esercitare in qualsiasi momento.

• Accedere ai tuoi dati
• Chiederne la rettifica o la cancellazione
• Limitare il trattamento od opporti

Le richieste vanno al tuo datore di lavoro; puoi inviarle anche a amministrazione@bicsgroup.com, che le inoltra al titolare.

Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa scrivi al titolare, cioè al tuo datore di lavoro, oppure a chi fornisce l'app.

BICSGROUP srl — amministrazione@bicsgroup.com

La stessa informativa è pubblicata anche all'indirizzo https://myfactories.it/privacy