Come si usa Lumi

Ferie, timbrature, mensa, scadenze: tutto quello che è nei tuoi dati.

Le persone abilitate dal Gestore della piattaforma e il Gestore stesso. Prima di usarlo, ognuno deve accettare «Privacy Lumi».

No: vede solo quello che il tuo ruolo può vedere. L’ufficio del personale e l’amministratore i dati di tutto il gruppo di aziende; chi è capo reparto o quadro i propri e quelli delle persone che ha sotto; gli altri solo i propri.

Sì: Lumi legge i dati dell’azienda in tempo reale.

Sì, se puoi usare Lumi e aprire quel file: nell’«Archivio documenti», «Chiedi a Lumi» accanto ad «anteprima» o nel dettaglio del documento apre una conversazione in cui Lumi ha davanti quel file e le regole dell’archivio. Le conversazioni restano nella cronologia con il nome del documento davanti. Lumi risponde e spiega; le modifiche le fai tu. «Chiedi a Lumi» non è disponibile sui certificati di malattia e di assenza né sulle proposte non archiviabili.

Sì, per i documenti dell’archivio: inoltra l’email con gli allegati a lumi@agent.myfactories.it dall’indirizzo con cui usi MyFactories. Se sei RSPP, ufficio del personale o amministratore, Lumi legge gli allegati e li propone nella lista «da rivedere» (la tua e quella di chi gestisce l’azienda proposta), poi ti risponde con una ricevuta. Dalla posta non si archivia niente: confermi in app.

Sì, per cinque cose: una timbratura che hai dimenticato, quante ferie ti restano, comunicare un’assenza (malattia, infortunio, lutto, legge 104…), chiedere ferie e chiedere un permesso. Scrivi a lumi@agent.myfactories.it dall’indirizzo con cui accedi all’app, con parole tue — «ieri non ho timbrato l’uscita, sono uscito alle 17», «ho la febbre, oggi e domani», «ferie dal 22 al 26», «domani dalle 14 alle 16» vanno tutte benissimo.

Per il saldo ferie Lumi risponde subito; per le altre quattro cose aspetta la tua conferma. Ti risponde dicendo che cosa ha capito e a chi manderebbe la richiesta: «Richiesta di timbratura, lunedì 14 settembre alle 17:00, la mando a Luca Bianchi». Se è giusto rispondi SÌ e parte; se rispondi NO non succede niente; se qualcosa è sbagliato rispondi NO e manda una nuova email con la correzione. Dopo un giorno la proposta scade da sola.

Due cose sulle assenze. Sono una comunicazione, non una richiesta: non le approva nessuno, arrivano all’ufficio del personale e ai tuoi responsabili. E da qui si comunicano solo a giornate intere: per uscire due ore c’è il permesso. Il certificato si allega alla richiesta di assenza nell’app, senza mandarlo a Lumi; anche il numero di protocollo INPS della malattia si mette dall’app. Se per errore inoltri un certificato alla casella di Lumi e Lumi lo riconosce, il file viene cancellato subito. L’assenza comunicata compare già nei conteggi, anche senza protocollo. Del testo che scrivi, appena Lumi capisce che è un’assenza, restano solo il tipo e le date: il resto viene cancellato.

Per un permesso servono l’ora di inizio e quella di fine: se non le scrivi, Lumi te le chiede invece di inventarle. Se Lumi non ti riconosce, controlla di aver scritto dall’indirizzo con cui accedi a MyFactories.

Le richieste via email funzionano solo se la tua azienda le ha attivate e hai accettato «Privacy Lumi» nell’app: l’interruttore «Richieste via email a Lumi» sta in Parametri azienda, sezione «Avvisi e sicurezza», nel riquadro «Lumi», e lo accendono il Gestore o l’Amministratore dell’azienda. Se non è acceso, Lumi non legge l’email, non conserva niente e ti risponde (al massimo una volta al giorno) che il servizio non è attivo: le richieste le fai dall’app.

Sì, nelle aziende che hanno acceso «Lumi legge gli scontrini» in Parametri azienda, sezione «Avvisi e sicurezza», riquadro «Lumi» (lo accendono il Gestore o l’Amministratore dell’azienda). Nel foglio «Altri rimborsi» propone categoria, importo, data e negozio; l’importo entra nelle spese solo quando lo aggiungi tu. Tutto il resto è nella guida Paghe e rimborsi.

Se sei dell’ufficio del personale o amministratore, chiedilo a Lumi, se abilitato, con parole tue — «cosa è successo alla timbratura di Mario ieri?» — oppure guardalo da te: apri la persona in Quadri / HR → Personale e vai alla scheda Diario. Ci trovi cosa ha provato a fare dall’app, con che esito, da che telefono e con che versione.

Una cosa da sapere prima di trarre conclusioni: ogni voce porta due orari. Uno è l’ora del gesto, cioè l’orologio del telefono quando la persona ha premuto il bottone; l’altro è l’ora in cui la voce è arrivata a noi. Le due possono distare ore, perché il telefono in officina o in magazzino spesso non ha campo e la voce parte quando lo ritrova. Perciò una voce che non c’è ancora non è la prova che il gesto non ci sia stato: può essere ancora per strada. L’elenco è ordinato sull’ora del gesto, e quando il ritardo supera il minuto la riga lo dice.

Il diario racconta la consegna, non l’esito della pratica: una richiesta arrivata e poi respinta dal responsabile resta «riuscita», perché il gesto è arrivato. Per sapere com’è finita si guarda la richiesta.

Una timbratura che arriva entro 3 minuti da un’altra timbratura reale già registrata si considera doppia (il doppio tocco, o il telefono senza rete che rispedisce dopo che si è già timbrato dal computer) e non si conta. Resta scritto: nel Registro modifiche del giorno c’è la riga «Timbratura non contata (doppia)», con l’orario scartato, quello già registrato e da dove arrivava.

Per l’ufficio del personale e gli amministratori, in HR strumenti → Diario azioni, scheda Non riuscite: sono le azioni che non sono andate a buon fine nel periodo che scegli, raggruppate per azione e per telefono e versione dell’app. Serve a distinguere «è un problema di una persona» da «è un problema di tutti quelli fermi a una vecchia versione».

Il diario tiene 90 giorni: più indietro il dato non esiste più.

Sì, se l’RSPP o l’ufficio del personale ha compilato il «profilo azienda» («Profilo azienda», nel menu «RSPP» o in «HR strumenti» per l’ufficio senza sezione RSPP): Lumi legge la visura camerale, le prime pagine del DVR e il certificato INAIL che stanno in «Documenti aziendali», e propone i dati del profilo — il codice ATECO, gli incarichi richiesti con il numero di addetti che servono in quell’azienda, gli attestati che lì devono avere tutti i lavoratori, il gruppo di tariffa INAIL, da cui viene l’indice infortunistico, e le mansioni come le chiama il DVR (Cuoco di mensa, Lavapiatti…): per trovarle cerca da sé, in tutti i DVR dell’azienda, le pagine che le nominano. Propone anche i reparti e le aree citati nei documenti. Ogni voce la applica o la scarta una persona: Lumi non scrive niente da solo, e basta una delle tre fonti per partire. Da quel momento, quando gli chiedi di un documento, Lumi tiene conto del profilo — contano solo gli incarichi scritti lì, più quelli che la legge pretende da ogni azienda, così a una società di servizi non si chiede il carrello elevatore — e risponde in poche righe: i dettagli solo se glieli chiedi.

Una persona può avere più mansioni. Nella scheda Lumi propone «Aggiungi la mansione» se non ce l’ha già: la conferma conserva tutte le altre. Documenti, visite e DPI richiesti sono l’unione dei requisiti; si resta fuori dalla sorveglianza solo se tutte le mansioni lo sono.