Come si gestiscono sicurezza e scadenze

Dalla scheda della persona: il «+» sulla sua riga apre «aggiungi documento», scegli categoria e date e alleghi il file (o lo trascini sul pop-up).

Con «Carica con Lumi», in testa all’Archivio documenti: scegli i file (PDF, JPG o PNG, fino a venti per volta, 20 MB e trenta pagine l’uno; i documenti più lunghi si inseriscono a mano), Lumi li legge e li propone già compilati. Nulla entra in archivio finché non confermi: i campi che Lumi non ha saputo riempire sono evidenziati e li completi con le tendine.

Se è proprio lo stesso file — stesso nome e stesso contenuto — viene fermato prima di salire: non si carica e non si paga nessuna lettura. Lo vedi nell’elenco, in grigio, con scritto perché. Se invece è un documento diverso passa, anche quando si chiama allo stesso modo o pesa uguale: due attestati dello stesso corso, di due persone diverse, sono due documenti e vanno archiviati tutti e due. E un documento che vale per più lavoratori — una comunicazione obbligatoria cumulativa, un attestato di corso collettivo — si archivia una volta per ciascuno: basta che il file porti il nome della persona, come si fa già. Quando il contenuto è già in archivio ma il nome è diverso, il file sale lo stesso e te lo dice, così decidi tu. Chi preferisce caricare anche i file identici può chiedere l’opzione: la attiva il gestore della piattaforma per la singola azienda.

Sì. Nella lista «da rivedere», accanto ad «anteprima», e nel dettaglio di un documento archiviato c’è «Chiedi a Lumi»: si apre una finestra in cui Lumi ha davanti quel documento, la sua scheda, le regole dell’archivio e il fascicolo della persona. Chiedi «perché l’hai messo qui?», «cosa le manca?», «questa data da dove viene?», «quanto vale per legge?». Poche domande per documento (otto per conversazione): il file entra nel prompt ogni volta. Lumi risponde, non modifica: se qualcosa è da cambiare lo fai tu con le tendine o con MODIFICA.

Da una tabella compilata sulle norme (D.Lgs. 81/2008, accordi Stato-Regioni, DM 02/09/2021…), con la fonte annotata voce per voce. Il gestore della piattaforma la vede in «Aggiornamenti normativi» e ogni sei mesi chiede a Lumi un controllo: Lumi consulta le fonti ufficiali sul web e propone le modifiche, con norma, articolo e link; ogni proposta si applica o si scarta a mano. Niente cambia da solo. Se in un’azienda nessuno ha più un attestato valido per un incarico (antincendio, primo soccorso, preposto), la pill «incarichi senza titolare» in testa all’archivio lo dice, e il sollecito lo scrive all’HR.

Perché senza un profilo l’archivio non sa che azienda è. Il profilo si compila nella voce «Profilo azienda» del menu RSPP e contiene: il codice ATECO (lo propone Lumi dalla visura, oppure si sceglie a mano dall’elenco ISTAT 2025 cercando per codice o per parola); gli incarichi, ognuno con il numero di addetti che servono in quell’azienda (due preposti, tre addetti al primo soccorso…); gli attestati per tutti i lavoratori; il gruppo di tariffa INAIL, da cui viene l’indice infortunistico. Un incarico lo ricopre qualcuno (antincendio, primo soccorso, preposto, RLS, carrello elevatore…); un attestato lo ha una persona e non è un incarico (formazione dei lavoratori, aggiornamento, privacy…): la formazione dei lavoratori è obbligatoria per tutti in ogni azienda, e nel profilo si aggiungono gli attestati che in quell’azienda devono avere tutti in più (l’HACCP dove tutti manipolano alimenti). Contano solo gli incarichi scritti lì, più quelli che la legge pretende da tutte le aziende: un vecchio attestato in archivio non basta a far pretendere un incarico, e una società di servizi che non ha scritto «carrello elevatore» non se lo vede chiedere. L’RSPP (o l’ufficio del personale) carica da lì con Lumi la visura camerale, il DVR e il certificato INAIL, poi chiede il profilo: Lumi legge i documenti e propone ATECO, incarichi con il numero di addetti che il DVR indica e gruppo di tariffa. Ogni voce si applica o si scarta a mano; il numero di addetti lo può cambiare l’ufficio prima di applicare, e in ogni momento dalla riga dell’incarico. Da lì l’archivio conta quanti titolari validi ha ogni incarico rispetto a quanti ne servono, avvisa quando l’ultimo attestato valido sta per scadere («+N in scadenza» nella pill, e nel sollecito) e la pill «profilo mancante» dice quali aziende non lo hanno ancora.

Perché nel Profilo azienda, sotto «Mansioni», si scrivono le mansioni come le chiama il DVR — Carrellista, Addetto al taglio, Videoterminalista — e per ognuna i documenti che servono a chi la fa. Quei documenti valgono solo per le persone che hanno quella mansione: chi non ce l’ha non li deve più (e smette di risultare scoperto per una cosa che non lo riguarda), chi ce l’ha li deve (e risulta scoperto se gli mancano). Finché sotto «Mansioni» non c’è scritto niente, l’archivio si comporta esattamente come prima: i semafori restano identici, e a tutti si chiedono gli stessi documenti. La mansione si assegna a ogni persona dalla sua scheda, in Personale (la assegna l’ufficio del personale): chi non ce l’ha ancora non diventa rosso per questo — continua a vedersi chiesti i documenti che valgono per tutti — e nelle aziende che hanno già scritto le mansioni una pillola «mansione da assegnare» dice quante persone sono in questa condizione.

È la classificazione del DM 388/2003, che decide il corso degli addetti al primo soccorso e la dotazione: gruppo A (corso di 16 ore, aggiornamento di 6 ore ogni tre anni, cassetta di pronto soccorso) per le aziende con più di cinque lavoratori e indice infortunistico INAIL superiore a 4; gruppo B (12 ore, 4 di aggiornamento, cassetta) per le altre aziende con almeno tre lavoratori; gruppo C (12 ore, 4 di aggiornamento, pacchetto di medicazione) sotto i tre. L’indice viene dal gruppo di tariffa INAIL scelto nel profilo (tabella ministeriale sulla G.U. n. 192 del 17/08/2004: si riconosce dalle prime due cifre della voce di tariffa sul certificato INAIL) e il numero di lavoratori è quello delle persone attive in app per quell’azienda. Alcune attività sono in gruppo A a prescindere dall’indice (rischio di incidente rilevante, centrali, miniere, agricoltura oltre i cinque lavoratori): in quei casi il gruppo lo sa l’RSPP, l’app lo ricorda in una nota.

No: un certificato di malattia non passa da Lumi e non si archivia qui. Se lo carichi per sbaglio, Lumi lo segnala e puoi solo scartarlo; va allegato alla richiesta di assenza del dipendente.

No. La categoria «Fisco, paghe e prestiti» (cessione del quinto, pignoramenti, prestiti, anticipo e destinazione del TFR, detrazioni) è riservata all’ufficio del personale: nell’archivio dell’RSPP quei documenti non compaiono, né in lista né nel fascicolo della persona. Il contratto, il documento d’identità e la sorveglianza sanitaria restano in riga, perché servono al semaforo — l’RSPP vede che ci sono, di che tipo sono e quando scadono — ma il file lo apre, scarica e condivide solo l’ufficio del personale (o il dipendente, in «I miei documenti»). Anche la privacy resta fuori dall’archivio dell’RSPP. Chi ha il ruolo in app Ufficio personale e amministrazione vede tutto come prima.

No, e dall’11 settembre 2026 non serve più: il file si apre dall’app con «Apri», «Scarica» o «Condividi», che passano un collegamento valido cinque minuti. Un link copiato prima non apre più niente, e chi non è nel perimetro riceve un rifiuto anche se ha l’indirizzo. Ogni apertura di un documento personale da parte di un consulente esterno resta registrata — chi, quando, quale documento — e l’ufficio del personale la vede nel pannello dei consulenti.

Sì, con la sua mappa: apre e carica le idoneità, la sorveglianza sanitaria e il DVR; delle nomine, delle attrezzature, degli impianti e degli altri documenti dell’organizzazione vede solo la riga (che c’è e quando scade); non vede formazione, contratti, assicurazioni, privacy né i documenti fiscali, e non ha le Assenze né il sollecito. Vede le persone delle aziende che segue con nome, matricola e mansione, nessun dato di presenza. Lo nomina l’ufficio del personale dal pannello «Gestione incarichi».

Dal menu dell’ufficio del personale, «Gestione incarichi» (ha preso il posto di «Gestione RSPP»): lo fa chi ha il ruolo in app Ufficio personale e amministrazione per le aziende del suo gruppo, e il gestore della piattaforma per tutte. L’incarico può andare a un consulente esterno o a un dipendente (l’RSPP interno, l’RLS); serve il pacchetto RSPP attivo sulle aziende, in «Abbonamenti e attivazioni». Un consulente esterno con incarico attivo conta nell’abbonamento come un dipendente in più; gli incarichi di un dipendente si leggono anche nella lista del Personale, sotto il ruolo in app (per esempio «RSPP · I&S», con «scade il …» se finisce entro trenta giorni; la tendina «incarico» filtra chi ne ha uno, o i datori di lavoro), e nella sua scheda. L’account dell’esterno sta in uno studio, un’azienda di servizio che non è un cliente: non conta negli abbonamenti e non compare nelle tendine. Con «+ Nuovo incarico» scegli la persona (o la inviti nello studio), la figura, le aziende, da quando e fino a quando, e la data della nomina firmata. Senza la data l’incarico parte lo stesso: il dipendente ha trenta giorni per registrarla, il consulente esterno una settimana; passato il termine l’accesso si sospende finché la nomina non è registrata. Alla scadenza l’accesso si spegne da solo la notte stessa, con un avviso trenta giorni prima; dal pannello si proroga, si revoca con un motivo — su tutte le aziende o solo su alcune — e si legge «cosa ha aperto». Gli RSPP già in servizio hanno il loro incarico attivo con la nomina «da registrare».

L’archivio della sua azienda, in sola lettura: la voce «La mia azienda» nel menu «+». Vede tutto quello che c’è in archivio — documenti aziendali e fascicoli delle persone, con i semafori e le scadenze — tranne i documenti fiscali e di paga e i certificati di assenza. Non carica, non elimina, non manda solleciti e non tocca il profilo dell’azienda: guarda. Ogni volta che apre un documento che riguarda una persona resta una riga nel diario, come per i consulenti esterni. La sera, alle 20:00, riceve «Sicurezza della tua azienda»: le persone scoperte con cosa manca, i documenti aziendali mancanti o scaduti, gli incarichi senza titolare — e una riga sola se è tutto in regola. Arriva dentro il recap della squadra se ha dei sottoposti, altrimenti come email a sé.

Si sceglie nel Profilo azienda, nella card «Datore di lavoro»: un elenco delle persone dell’azienda, niente da digitare. Lo indica chi ha il ruolo in app Ufficio personale e amministrazione (nella propria azienda) o il gestore della piattaforma; l’RSPP, che pure compila il resto del profilo, il campo lo vede ma non lo tocca — indicare il datore è dare un permesso, e i permessi li dà l’ufficio del personale. Si toglie scegliendo «Nessuno». Il datore di lavoro è una persona del personale, non un consulente: non ha un incarico in «Gestione incarichi».

Verde in regola, giallo in scadenza, rosso scaduto.

L’RSPP e le persone che autorizzi.

Sì: per persona e per cartella, come in un archivio.

Il rosso è per quello che blocca un’ispezione: idoneità e formazione mancanti o scadute, e dall’8 settembre 2026 anche il contratto e l’UniLav assenti o scaduti (in un’ispezione del lavoro o in un audit di filiera si chiedono per ogni lavoratore). L’arancione «manca: …» è il resto del fascicolo da completare: documento d’identità (anche scaduto) e privacy. Con il filtro «Da completare» li vedi tutti insieme.

Nella cartella «Scaduti e superati» in fondo alla scheda della persona e alla lista aziendale. Un documento rinnovato (la visita nuova, l’aggiornamento della formazione, la proroga del contratto) mette in grigio quello vecchio, che resta in archivio ma non fa più scattare avvisi.

Sta nella cartella «Non più operativi» in fondo alla lista, con i suoi documenti: restano in archivio (la legge chiede cinque anni dalla cessazione) ma non contano per semafori, scadenze ed email. Puoi ancora caricare documenti a suo nome, anche con Lumi.

Con «Sollecito», accanto a «Carica con Lumi»: si apre un’email già scritta con scoperti, scaduti, in scadenza, fascicoli da completare e documenti aziendali dell’ambito in vista. Gli «scoperti» sono gli stessi del rosso del semaforo: idoneità e formazione mancanti o scadute, e anche contratto e UniLav assenti o scaduti; fra i «fascicoli da completare» restano documento d’identità e privacy. Scegli i destinatari tra gli HR, correggi il testo e invia; una copia arriva anche a te.

Dal dettaglio del documento: «Scarica» lo salva, «Condividi» apre il foglio di condivisione del telefono o del computer, «Modifica» cambia categoria, tipo, titolo e date con le stesse tendine del caricamento. Il file si cambia con «Sostituisci con nuovo».

Sì. Inoltra l’email con gli allegati a lumi@agent.myfactories.it dall’indirizzo con cui usi MyFactories (RSPP, ufficio del personale o amministratore: agli altri mittenti Lumi risponde solo che l’email non è stata letta). Lumi legge gli allegati (PDF, JPG o PNG, fino a venti per email, 20 MB e trenta pagine l’uno) come con «Carica con Lumi» e li mette nella lista «da rivedere», dove li vedono anche gli altri RSPP e l’ufficio del personale dell’azienda proposta; oggetto e testo dell’email gli servono solo come indizio. Ricevi una ricevuta con quanti documenti ti aspettano, i motivi degli scarti e il link alla lista. Niente entra in archivio dalla posta: confermi in app, come sempre. I certificati di malattia non si archiviano da qui.

Le correzioni che fai in revisione (per esempio «lavori in quota» cambiato in «PLE») vengono ripassate a Lumi a ogni caricamento come esempi, per le stesse aziende. Le date le prende solo dal documento: se non ci sono, le lascia vuote. Un modulo in bianco, senza firma né caselle barrate, lo segnala per non archiviarlo.